La mission de DOCledge de rendre les toutes dernières technologies en matière de gestion documentaire, faciles et abordables, aussi bien pour les petites que les grandes entreprises. Les solutions DOCledge ont été conçues pour vous rendre plus performants tout en vous permettant d’épargner du temps et de l’argent. Comment ?

• En collectant l’information rapidement et en ne retenant que ce qui est pertinent pour votre activité
• En classant automatiquement n’importe quel type de document papier et électronique
• En conservant vos documents dans un endroit sûr pour archivage et consultation à distance
• En améliorant la vitesse et la précision de vos recherches dans documents papier et électroniques

De nos jours, l’information est à la portée de tous et très diversifiée. Malheureusement, cela entraîne un effet secondaire : il devient de plus en plus difficile de canaliser toutes ces informations. Il est même pratiquement impossible de ne pas rater une information importante et de ne garder que ce qui est pertinent.

Peu importe la source de l’information, son support et son type, toutes les entreprises ont aujourd’hui un défi majeur qui consiste à gérer toutes ces informations rapidement, facilement, efficacement et économiquement.

La plupart des solutions disponibles sur le marché sont sophistiquées et coûteuses. Si certaines grandes entreprises passent beaucoup de temps à réfléchir à la meilleure solution à mettre en œuvre, c’est loin d’être le cas pour les petites qui sont loin de pouvoir se le permettre. Heureusement, la donne a changé depuis la croissance du cloud computing.

DOCledge propose ses solutions en tant que Service et non en tant que Produit. Cela permet :

Full-Text

Métadonnées

Facilité

Non!

 

 

Recherchez des mots clés directement dans le contenu de vos documents

C'est possible grâce à un indexeur Full-Text permettant d'effectuer, en à peine quelques secondes, des recherches simples ou complexes (troncatures, floues, oparateurs, expression exacte, etc) et plaçant directement les résultats de votre recherche en surbrillance dans le texte. Pour que l'indexeur fonctionne avec les documents papier, notre système se charge au préalable de les numériser de manière optimale et d'effectuer une reconnaissance de caractères et de l'écriture manuscrite.

 

 

Ne classez plus jamais vos documents grâce aux métadonnées

Les métadonnées sont les informations descriptives des documents. Notre système se charge de les créer automatiquement pour chacun de vos documents. Il deviens alors possible de retrouver un document à partir du nom d'auteur, de l'expéditeur ou du destinataire, de sa date de création ou de dernière modification, du thème, du client, du sujet, de la fonction ou encore de la catégorie auquel il se rapporte. Les métadonnées sont entièrement éditables et se calquent parfaitement au fonctionnement de chaque entreprise.

 

 

Simplicité et automatisme des fonctionnalités

Les outils mis entre les mains des utilisateurs sont intuitifs et ne nécessitent aucune formation. Leur utilisation se réduit souvent à un seul bouton ou un Drag & Drop. Pour le plus exigeants, nos outils offrent également de nombreuses fonctionnalités avancées telles que les alertes par email ou encore l'utilisation de VB Script.

 

 

Opter pour le SaaS (Software as a Service), c'est choisir de ne plus :

Se poser aucune question relative à l'installation, au paramétrage, aux mises à jour, à la maintenance, au matériel nécessaire et au Retour sur Investissement. Lorsque vous utilisez une solution DOCledge, vous savez dès le départ le montant forfaitaire à payer, sans aucune surprise. Lorsque vous utilisez DOCledge, nous nous chargeons de tout le reste.

 

• Numérisation et recherche full-text dans toutes les archives papier.
• Classement automatique des documents par immeubles, dates et thèmes (entre autres).
• Chaque propriétaire peut, depuis chez lui, consulter et effectuer des recherches uniquement dans les documents le concernant . Cela toujours sans classement de la part du syndic.
• Une interface a été créée spécialement pour permettre de gérer facilement les accès de milliers de copropriétaires à leurs documents.
• Gestion et partage des documents internes (administratifs, commerciaux, etc.) grandement facilités.
• Etc…

• Plus aucun classement nécessaire pour coordinateurs / coordinatrices.
• Chacun peut facilement retrouver un document à partir de sa date de dernière modification, de son auteur, du thème et du projet ou client auquel il se rapporte (entre autres).
• Recherche de mots-clés dans toutes les archives de documents papiers et bureautiques : magazines, newsletters, contrats, projets, articles, etc… pour garder une cohérence et une évolution dans le travail à accomplir, respecter les désidératas des clients, récupérer des idées abordées lors de projets précédents ou tout simplement pour trouver de l’inspiration.
• Accès à distance à toutes ces informations lors de vos déplacements.
• Applicable également aux documents administratifs internes à l’entreprise avec plusieurs niveaux de confidentialité
• Etc…