Introduction
ArcheDOC est un système d'archivage intelligent de documents papiers, emails et bureautiques. Sans jamais trier ni classer, il vous permettra de retrouver n'importe quel document à partir du premier mot clé qui vous passe par la tête.
La solution est munie d'un chargeur vous permettant d'envoyer facilement sur une "armoire" sécurisée en ligne vos documents bureautiques, emails et pièces jointes ainsi que vos documents papier dont la numérisation est pilotée par le chargeur. Le chargeur permet également d'extraire automatiquement les métadonnées de chaque document. Ces métadonnées, ou informations descriptives, permettent de retrouver un document à partir de son auteur, expéditeur, date de dernière modification ou encore à partir du client ou projet auquel il se rapporte.
Depuis Internet, vous pouvez alors accéder à votre "armoire" et retrouver un document ou une information qu'il contient en à peine quelques secondes : non seulement vous pouvez rechercher un document sur base des métadonnées mais en plus, vous pouvez rechercher des mots-clés mis en surbrillance directement dans le contenu de vos documents numérisés et bureautiques (+250 formats reconnus).
Comment ça marche ?
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1 : Envoi
Envoyez simplement grâce au chargeur tous vos documents sur le serveur DOCledge pour y être traités
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2 : DOCledge
Sur le serveur s'opèrent la reconnaissance de caractères, la reconnaissance manuscrite, l'indexation full-text, le classement automatique sur base des métadonnées, la gestion des alertes, etc.
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3 : Accès
Accès sécurisé aux documents (ou à une partie en fonction du niveau de l'utilisateur) par les utilisateurs enregistrés depuis n'importe quel ordinateur relié à Internet avec possibilité de recherche de mots-clés, de tri dans les métadonnées, de sauvegarde de requêtes, d'affichage par arborescence dynamique, de modifications (si l'utilisateur dispose des droits)
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De quoi avez-vous besoin ?
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1. ArcheDOC chargeur
Le chargeur s'installe simplement sur un PC muni d'un OS XP, VISTA ou Windows 7. Celui-ci vous permettra de sélectionner et d'envoyer vos documents.
Plus qu'un simple chargeur, il permet de ... (Plus)
- Piloter les scanners environnants (ScanSnap et Scanners classiques munis d'un driver twain) qu'il configure automatiquement pour une reconnaissance optimale des caractères.
- Extraire du texte des documents numérisés (OCR sur Zone)
- Sélectionner emails et documents bureautiques en reproduisant l'arborescence de votre ordinateur et de votre outil de messagerie Outlook.
- Extraire les métadonnées de façon automatique et prédéfinie.
- Appliquer du VB Script pour les connaisseurs
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2. ArcheDOC Viewer
Pour rechercher et consulter les documents, il vous suffit d'utiliser un navigateur Internet (ou Intranet) de façon totalement sécurisée.
Plus qu'un outil de recherche, le viewer viewer vous permet de ... (Plus)
- Rechercher n'importe quel mot clef dans les documents papier qui ont été convertis en PDF, plus légers et surtout fidèles au document d'origine
- Indexer de tous les autres documents (+ de 250 formats différents) pour une recherche par mot-clés. Tous les documents sont visualisables en ligne et les mots recherchés sont mis en surbrillance dans les documents.
- Les métadonnées extraites lors de l'envoi vous permettent de classer tous les documents de manière automatique mais également d'effectuer un tri sélectif.
- Cet outil permet bien d'autres possibilités, chacune issue des besoins particuliers que nous avons rencontrés en 20 ans d'expérience : alertes par email, aroborescence dynamique, alertes dead-line, confidentialité sur 5 niveaux, opérateurs boolénes avancés, etc.
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Compatibilité Sharepoint
Le chargeur de documents ArcheDOC peut être utilisé afin d
Témoignages
Témoignage d'un restaurateur
Témoignage d'un syndic d'immeubles .
Téléchargements
Un ArcheDOC pour chaque métier
Dites-nous quel est votre métier, nous vous dirons comment vos documents se portent !
Bien qu’ils soient omniprésents dans chaque entreprise, les documents remplissent des rôles différents. Faites confiance à notre expérience auprès des Grands Comptes, TPE, PME et indépendants car pour chaque métier, nous savons comment au mieux exploiter le potentiel de vos documents.
N’attendez plus pour vous sortir du lot et devenir plus performants que votre concurrence car vous-mêmes et vos clients sentiront la différence. Soyez des pionniers comme l’ont été les premiers à trouver une utilité à Internet ou encore au téléphone portable…
 Syndicats de copropriétés(voir SyndicDOC)
- Numérisation et recherche full-text dans toutes les archives papier.
- Classement automatique des documents par immeubles, dates et thèmes (entre autres).
- Chaque propriétaire peut, depuis chez lui, consulter et effectuer des recherches uniquement dans les documents le concernant . Cela toujours sans classement de la part du syndic.
- Une interface a été créée spécialement pour permettre de gérer facilement les accès de milliers de copropriétaires à leurs documents.
- Gestion et partage des documents internes (administratifs, commerciaux, etc.) grandement facilités.
- Etc…
Communication, publicité, édition
- Plus aucun classement nécessaire pour coordinateurs / coordinatrices.
- Chacun peut facilement retrouver un document à partir de sa date de dernière modification, de son auteur, du thème et du projet ou client auquel il se rapporte (entre autres).
- Recherche de mots-clés dans toutes les archives de documents papiers et bureautiques : magazines, newsletters, contrats, projets, articles, etc… pour garder une cohérence et une évolution dans le travail à accomplir, respecter les désidératas des clients, récupérer des idées abordées lors de projets précédents ou tout simplement pour trouver de l’inspiration.
- Accès à distance à toutes ces informations lors de vos déplacements.
- Applicable également aux documents administratifs internes à l’entreprise avec plusieurs niveaux de confidentialité
- Etc…
Fiduciaires : Vous ou vos clients ne classent plus et retrouvez instantanément un document ou une information
RH : Recherche full-text dans une base de CV et lettres de motivations
Avocats : Recherche full-text dans les textes de loi
Et vous ?
Devis sur mesure
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Plaquette DOCledge 
PowerPoint de Présentation ArcheDOC 
