Classement

  Mise en situation :

Vos documents sont organisés, dans des armoires ou dans une arborescence classique sur votre ordinateur avec un endroit précis pour chaque document. Avec le temps, cette organisation change et devient inadaptée. Il vous faut du temps pour tout réorganiser car des documents s'empilent à des emplacements provisoires et les copies prolifèrent. Il vous faut également du temps pour retrouver un document dans l'organisation d'un de vos collègues. Pire, votre ex-collègue n'est plus là pour vous dire où se trouve le document ou l'information que vous recherchez.

  Solution :

Vous ne triez plus, vous ne classez plus et chacun retrouve instantanément le document ou l'information qu'il/elle recherche. Comment ?

• Tous vos documents papier sont numérisés avec reconnaissance des caractères (OCR et ICR) ;
• Tous vos documents multi-formats sont placés par un simple 'drag & drop' dans votre armoire virtuelle ;
• Peu importe le format ou la fonction du document, le classement est automatique sur base des métadonnées ;
• Votre 'armoire virtuelle' est accessible depuis Internet en https et donc accessible à distance ;
• Vous effectuez des recherche par mot-clé dans le contenu de tous vos documents (indexation full-text) ;
• Vous combinez recherche par mot-clé, tri sélectif et affichage par arborescence dynamique ;
• Partage de votre 'armoire virtuelle' avec partenaires, collègues, clients, etc. ;
• Niveau de confidentialité paramétrable pour chaque document ;
• Veille et alertes push.

 

Numérisation et OCR

Libérez-vous du papier ! Il n'est plus nécessaire de saisir les informations de vos documents papier et de les intégrer à une application informatique. En quelques secondes, numérisez des dizaines de pages et recherchez des mots-clés dans leur contenu. Le document s'affiche dans sa présentation originale et le mot recherché apparaît surligné dans le texte.

 

Numérisation

 

Hébergement en ligne des documents et sécurité

Accèdez à vos documents où que vous soyez. Partage en ligne de vos documents, serveurs de backup, transferts sécurisés et niveaux d'accès différents pour chaque utilisateur... 

 

Hébergement

 

Reconnaissance d'écriture

Passez au papier numérique. Ce que vous écrivez à main levée est directement numérisé et reconnu. Les formulaires sur mesure vous permettent d'être classés automatiquement en fonction des différents champs complétés à la main. Le tout peut-être instantanément partage avec vos collègues.

 

Reconnaissance

 

Classement automatique

Glissez, déposez et c'est classé ! Les métadonnées sont les informations descriptives des documents : dates, auteurs, destinataires, lieu, noms communs, noms propres... La plupart de ces métadonnées sont extraites automatiquement. Il est également possible de les définir manuellement en à peine quelques clics.

 

Classement

 

Recherche Full-Text

Un mot clé et c'est trouvé ! Peu importe le format (papier, emails, pièces jointes, documents électroniques) et la quantité de documents, le moteur de recherche avancé parcourt tous les contenus en moins d'une seconde.

 

Indexation

 

Veille et intelligence stratégique

Soyez automatiquement alertés des informations pertinentes. Exploitez rapidement vos sources d'information pour en extraire l'essentiel. Soyez automatiquement alerté sur base des critères que vous avez choisi (date d'échéance, suivi, termes clefs, etc...)

 

Veille

 

Partage et travail collaboratif

Partagez vos documents en toute confidentialité. Clients, collègues, employés, élèves, etc... Permettez à quiconque d'alimenter, de rechercher ou de consulter les documents de votre armoire virtuelle avec différents niveaux d'accès.

 

Partage

 

Archivage pérenne des documents

Assurez un archivage pérenne de vos documents. Effectuez des sauvegardes cryptées en ligne ou sur disques optiques tout en conservant la possibilité d'effectuer des recherches dans vos documents.

 

Archivage