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À quoi perdez-vous le plus de temps ?
 

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  Qu'est-ce que la GED ?

 

  • La Gestion Électronique de Documents, c'est l'informatique et les nouvelles technologies développées afin de gérer et exploiter les documents de façon rapide, économique et performante.

 

  ArcheDOC est-il un outil de GED ? Oui et non...
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  • Pour une personne qui connaît déjà la Gestion Electronique de Documents,  ArcheDOC offre les mêmes avantages mais en service mutualisé (SaaS). Pour l'utilisateur, cela ne change rien dans les bénéfices qu'il tirera de la solution. Par contre, il ne devra plus faire l'acquisition de licences et de serveurs ni investir du temps et de l'argent dans l'installation et la maintenance. Pour 40€ par mois, nous offrons ce qui en temps normal coûte plus de 15.000€ à l'achat, sans compter le coût de la maintenance et des mises à jour.
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  • Pour une personne qui ne connaît pas la Gestion Electronique de Documents, ArcheDOC permet de ne plus jamais classer aucun document, qu'il soit papier, manuscrit ou de format électronique, et de rechercher n'importe quel mot-clef dans le contenu de tous ces documents de manière simultanée et instantanée. ArcheDOC offre bien d'autres possibilités propres à la GED telles que les alertes par email, l'accès à distance, le suivi, les niveaux d'accès, l'extraction automatique de métadonnées ou d'une structure xml, le classement automatique, la reconnaissance de champs, d'écriture, de contenu, des documents et la communication avec une base de données existante, etc. 

 

Ucciani-dessins

 

  En pratique, quels avantages apporte la GED ?
 
  • Elle permet de faire des économies de gestion : Gérer vos documents, les stocker, les archiver, transférer, photocopier ou encore les perdre et les oublier engendre un coût.
  • 5 à 15% du chiffre d'affaire :
    * En Europe, une organisation moyenne consacre 5 à 6% de son temps à la lecture d'informations, plus de 50% à la recherche de documents et ou d'informations pertinentes et 150 heures par an à la recherche d'informations mal classées
    * Un document est photocopié ou imprimé en moyenne 10 fois, seule 1 copie est consultée
    * Votre collaborateur risque de classer différemment ses archives aujourd'hui et dans 6 mois
    * 80% des entreprises qui subissent un sinistre important font faillite lorsqu'elles n'ont pas pris de mesure de protection de leurs documents essentiels
    * Il est 10x plus coûteux de rechercher un document que de le produire et plus de 80% des nouveaux documents sont issus de la transformation d'anciens documents
     
  • Elle permet de faire gagner du temps : Vous n'avez pas le temps de trier, classer et lorsque vous recherchez un document ou une information, il vous la faut tout de suite.
  
  • Elle permet d'accroître la productivité et la qualité des services : Accéder rapidement à une info de n'importe où, la partager dans un but collaboratif ou de veille stratégique... Vos documents et l'information qu'ils contiennent ne doivent pas être une source de frais mais devenir une source de richesse pour votre entreprise.
  • Imaginez votre façon de travailler si... :
    * Une armoire virtuelle classait automatiquement tous vos documents papier, emails et bureautiques
    * Vous pouviez retrouver un document ou une information qu'il contient en un clin d'oeil, peu importe l'endroit où vous vous trouvez
    * Vous pouviez faire bénéficier vos clients et collaborateurs des mêmes outils
     

 

Cliquez ici pour calculer ce que vous coûtent les documents

 

  Quels sont les inconvénients de la GED, mais pas d'ArcheDOC ?
 
  • Elle coûte cher à l'acquisition (ou à l'intégration);
  • Entre 15.000 et 20.000€ la première année :
    * Une licence d'utilisation et le support
    * Si Open-Source, l'intégration et le support
    * Un ou plusieurs serveurs
    * Formation des utilisateurs et administrateurs
     
  • Besoin en RH pour l'installation, le paramétrage et la maintenance;
  • Frais variables et non prévisibles :
    * Temps de la mise en oeuvre et configuration sur-mesure
    * Mises à jour
    * Bugs, plantages et remplacement software / hardware
    * Interventions d'un technicien
     

 

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