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• Arborescence dynamique

Le classement de type arborescence pc ou physique ( armoire>étagère>tiroir>classeur>onglet...) est  de type figé. Cela présente de nombreux inconvénients : il change souvent, il n'est pas logique pour tous, chacun le sien, des copies d'un même document peuvent se trouver à plusieurs endroits à la fois, la recherche est souvent une perte de temps. Les métadonnées viennent bouleverser ces habitudes de classement. Grâce à elles, un document ou une information peut être retrouvé de plusieurs façons, un peu comme si chaque document se trouvait simultanément à plusieurs endroits. Mieux encore, les métadonnées permettent d'obtenir une arborescence dynamique. L'arborescence n'est donc pas figée mais établie instantanément selon vos critères. Cela permet littéralement d'apporter un oeil nouveau à vos documents. Par-exemple, vous pouvez choisir de classer les documents par date et ensuite par fonction et ensuite par auteur... vous obtiendrez alors des dossiers 'date' dans lesquels se trouvent des sous-dossiers 'documents administratifs', 'documents commerciaux' et 'documents techniques'. Dans chacun de ces sous-dossiers se trouveraient alors d'autres sous-dossiers 'auteurs' et à l'intérieur, les documents correspondants.
 

• Armoire (virtuelle)

Base documentaire, tronc commun à tous vos documents. Une armoire dispose de 5 niveaux de sécurité, de 0 à 4. Un utilisateur aura accès aux documents d’un niveau de sécurité égal ou inférieur au sien.
 

• Classement automatique

Les documents sont automatiquement classés grâce aux métadonnées qui permettent de créer une arborescence dynamique. Ces informations sont automatiquement attribuées à chaque document par me moteur @rcheDoc.

• Dématérialisation

La dématérialisation consiste à numériser les documents papier de façon intelligente et automatique. Par exemple, un document numérisé sera automatiquement reconnu comme étant une facture, un bon de commande, une lettre de résiliation, etc., et sera classé en conséquence. Pour chaque document, la dématérialisation permet également de reconnaître l'expéditeur, la date, la référence, le montant, etc., et classer chaque document en conséquence. (Voir comment ça marche)

• Full Text (Indexation)

Lors d'une indexation Full-Text, tous les mots contenus dans un document deviennent des critères de recherche. Ce type d'indexation est utilisé par les moteurs de recherche et peut être combiné aux opérateurs booléens pour une pertinence plus accrue des résultats. Ce type d'indexation rend les recherches très rapides,  peu importe la quantité de textes à parcourir, ce qui n'est pas le cas des informations structurées dans des bases de données. (Article : En quoi l'indexation bouleverse-t-elle nos habitudes ?) (Voir les caractéristiques des recherche full-text avec ArcheDOC)
 

• GED
 

La GED (Gestion Électronique de Documents) est à l'entreprise ce que le téléphone portable ou Internet étaient il y a quelques années : D'abord on n'en a pas l'utilité, ensuite on ne peut plus s'en passer.
La GED, c'est l'informatique et les nouvelles technologies développées afin de permettre aux entreprises de gérer et exploiter leurs documents de façon rapide, économique et performante. (Voir les avantages et les inconvénients)

• ICR

Intelligent Character Recognition ou reconnaissance des caractères manuscrits. Cette technologie permet de saisir le contenu écrit à main levée des documents scannés tout en conservant une image identique au document original. On distingue trois niveaux de reconnaissance : la reconnaissance des caractères majuscules séparées (type formulaire), de minuscules séparées et de l’écriture cursive.

• Indexation

Comme pour l'index d'un livre, c’est le traitement du contenu des documents permettant de les retrouver rapidement et efficacement par la suite. Il existe deux types d’indexation : l’indexation full-text et l’indexation des métadonnées. Les deux sont complémentaires. (En quoi l'indexation bouleverse-t-elle nos habitudes ?)

• Intelligence Stratégique

3 piliers constituent l'intelligence stratégique :
    * la veille (recherche d'information concurrentielle, technique...)
    * la protection (de l'information et du patrimoine intellectuel)
    * l'influence (orienter des décisions dans un sens favorable)

• Knowledge Management

La gestion des connaissances (en anglais Knowledge Management) est l'ensemble des méthodes et des techniques permettant de percevoir, d'identifier, d'analyser, d'organiser, de mémoriser, et de partager des connaissances entre les membres des organisations, en particulier les savoirs créés par l'entreprise elle-même (ex : marketing, recherche et développement) ou acquis de l'extérieur (ex : intelligence économique) en vue d'atteindre l'objectif fixé.

• Métadonnées

Pour bien en comprendre le fonctionnement et les avantages, il faut faire la distinction entre métadonnées et arborescence. (Voir également guide : "L'indexation : L'ordre dans le Chaos")
 

Arborescence
Nous sommes tous habitués au classement par arborescence (sur notre pc ou physiquement avec les documents papier) où chaque document a sa place dans un répertoire ou un classeur bien précis qui lui-même se trouve dans un autre répertoire ou une armoire bien précis. 3 inconvénients de l'arborescence
 

• Parfois, un même document peut ou doit se trouver à plusieurs endroits à la fois. Il faut alors en faire des copies.
• Souvent, à mesure que les documents se diversifient et s'accumulent, il convient de changer de classement car celui utilisé n'est plus adapté et fait perdre du temps lors des recherches.
• De façon généralisée, le classement par arborescence change d'une personne à l'autre. Chacun a sa propre logique de classement et pour qu'une autre personne s'y retrouve, il faut apprendre la logique de l'autre.
   

Métadonnées

Ce sont les informations descriptives des documents, les étiquettes qu'on leur donne. Contrairement au classement par arborescence, au lieu de placer des copies d'un même document à plusieurs endroits, il n'existe qu'un seul document auquel il est possible d'attribuer plusieurs étiquettes. Il est possible d'attribuer autant d'étiquettes que nécessaire à un même document. Chaque étiquette correspond aux termes descriptifs utilisés par chaque personne lui permettant de retrouver un document facilement.
 

Exemple

Une personne préfère retrouver ses documents à partir de la date de création / réception / modification. On attribuera alors une étiquette date au document. Une autre personne préfère savoir qui a envoyé / rédigé / reçu / modifié ce document. Une étiquette supplémentaire 'nom' sera donnée au même document. D'autres étiquettes peuvent être ajoutées telles que :
 

• "type de document : administratif, commercial, technique, ..."
• "fonction du document : BdC, facture, documentation, suivi, offre, devis, ..."
• Etc...
   

Il existe donc plusieurs façons de retrouver un seul et même document grâce aux métadonnées. Chacun sa méthode et chacun sa logique de recherche. Un autre énorme avantage des métadonnées, c'est qu'elles peuvent être combinées / triées entre elles  pour encore plus de pertinence des résultats obtenus. Mieux encore, elles permettent l'affichage par arborescence dynamique pour une vue d'ensemble sur mesure et une combinaison avec la recherche full-text. 

• Multi-formats

Capable de reconnaître et traiter tout types de documents : emails, excel, powerpoint, pdf, word, pages Internet, etc.

• Niveau de confidentialité

Chaque document peut se voir attribuer un niveau de confidentialité. Par-exemple, un document de niveau 3 ne peut pas être consulté par les utilisateurs de niveau 1 et 2 mais peut être consulté par les utilisateurs de niveau 3 et 4. Un utilisateur ne peut donc voir que les documents de niveau de confidentialité inférieur ou égal au sien.

• Opérateur Booléen

Permet d'effectuer des combinaisons de recherches par mot-clé : ‘ET’, ‘OU’, ‘SAUF’, etc.
 

• OCR

(Reconnaissance Optique des Caractères) permet d’exploiter le contenu d’un document numérisé sans devoir le retaper.

• Organisation chaotique

Grâce à l’OCR et à l’indexation automatique du contenu et des métadonnées, il n’est plus nécessaire de classer une information de façon structurée pour la retrouver. Synonyme de classement vertical.  (Voir également guide : "L'indexation : L'ordre dans le Chaos")

• Push (Alertes)

Automatisme de recherche : possibilité de sauvegarder une recherche avancée et de la relancer à intervalles réguliers ou lors d'envoi de nouveaux documents. Une alerte est alors envoyée par email.

• Tablette électromagnétique

Une tablette électromagnétique permet de meilleurs résultats de reconnaissance d’écriture manuscrite car elle prend en compte le facteur dynamique et temporel, ce que les images scannées ne font pas. Une tablette électromagnétique permet également de stocker directement une prise de notes manuscrites au format numérique sans devoir scanner le document (voir vidéo)

• Template Indexation automatique

Fonction mise au point par DOCledge permettant d’attribuer automatiquement des métadonnées aux documents. Elle réduit considérablement le temps consacré à l’envoi en supprimant des étapes. En d’autres termes, grâce au Template, il n’est pas nécessaire de définir pour chaque document les informations descriptives qui lui correspondent (date réception, date de modification, auteur, émetteur, récepteur, titre, type de document, thème du document, fonction du document, etc.). L’indexation Full Text du contenu étant automatique, les utilisateurs doivent uniquement choisir les documents qu’ils désirent envoyer vers la base documentaire. 

• SaaS

Le SaaS (Software as a Service) consiste à fournir des applications par le biais d'Internet. Il n'est donc plus question d'achat mais de paiement à la consommation. Le modèle SaaS permet également aux utilisateurs de se décharger de la maintenance, de l'exploitation et de l'hébergement des applications.(Voir les avantages) 

• Tri sélectif

Le tri sélectif consiste à utiliser les métadonnées pour filtrer les documents. Vous pouvez, par-exemple, filtrer par date et/ou par auteur et/ou par type de document et/ou par département, etc. Les métadonnées sont créées en fonction des besoins de recherche: Il est par exemple inutile de créer une métadonnée "lieu" si cette information ne retourne aucun élément de distinction. Le tri sélectif peut également être combiné à une recherche full-text pour encore plus de pertinence. 

• Utilisateur

Chaque utilisateur dispose de son identifiant, mot de passe, d'un niveau de confidentialité et de droits le limitant dans l'envoi et la consultation de documents. 

• Veille

La veille consiste à collecter en permanence des informations stratégiques pour une entreprise. Le but de cette collecte d’information est d’anticiper tout ce qui peut avoir une incidence sur l’activité de l’entreprise et d’assurer la survie ou le développement de celle-ci : besoins des consommateurs ou utilisateurs, innovations technologiques, comportement des acteurs économiques et juridiques, activité de la concurrence, etc. (+ d'infos sur notre guide de la veille)