| Face à la quantité et à la diversité des documents qui nous entourent, toute méthode de classement devient rapidement inadéquate, obsolète et chronophage. Il existe pourtant un tout autre genre d'organisation permettant de retrouver une information: l'organisation nons-structurée possible grâce à l'indexation et aux métadonnées.
Pour comprendre ce qu'est l'organisation non-structurée, également appelée organisation non-structurée, il faut impérativement 'mettre à zéro' notre logique d'organisation structurée.
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 Qu'est-ce que l'organisation structurée ?
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De façon naturelle, nous avons tous appris à classer de façon structurée. Que ce soit sur notre ordinateur en créant une arborescence, ou avec nos documents papier que nous classons dans des armoires à un emplacement déterminé.
Le classement structuré, telle une base de donnée, c'est decréer un emplacement dans lequel chaque chose et chaque document trouve sa place. Ces emplacements sont organisés entre eux de façon logique (par date, ordre alphabétique, par service, par secteur, …) et sont eux-mêmes composés de sous-emplacements également organisés entre eux de façon logique.
Malheureusement, ce qui est logique un jour ne l'est parfois plus le jour qui suit et ce qui est logique pour une personne ne l'est pas toujours pour l'autre. Le classement structuré entraîne donc le désordre et une perte de temps considérable alors qu'à l'origine, son but était de mettre de l'ordre et de faciliter la recherche. De façon tout aussi paradoxale, la façon la plus rapide et pratique de trouver un document ou une information, c'est de ne pas classer et de mettre en oeuvre une organisation non-structurée.
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Qu'est-ce que l'organisation non-structurée ?
| Si l'organisation structurée correspond plus à une logique humaine, l'organisation non-structurée découle plus, quant à elle, d'une logique informatique. Cette logique est fondée sur l'indexation.
Comme pour l'index d'un livre, le premier mot clé qui nous vient à l'esprit nous permet de retrouver exactement où se trouve la page ou l'information recherchée. Contrairement au livre, en informatique, l'index est mis à jour à mesure que des pages ou des documents sont rajoutés.
Au final, lorsque vous avez mis vos documents bout à bout, peu importe l'ordre, vous obtenez une seule suite de documents avec un seul et même index. Il n'y a pas plusieurs niveaux de classement mais un seul. L'avantage de l'indexation en informatique, c'est que vous pourriez mélanger l'information qui s'y trouve, l'index serait remis à jour automatiquement. Il s'agit ici d'une organisation chaotique comparable aux documents que vous empileriez de façon verticale sur votre bureau, mais avec la certitude de retrouver l'information qui vous intéresse instantanément.
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Deux types d'indexation :
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En informatique, l'indexation peut se décliner de deux différentes façons : l'indexation full-text et l'indexation de métadonnées.
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L'indexation full-text, c'est celle utilisée par les moteurs de recherche Internet. Tous les mots contenus dans tous les sites Internet deviennent des mots-clés par lesquels il est possible de les retrouver. L'inconvénient, c'est qu'un seul mot-clé permet de renvoyer des milliers de résultats. Interviennent alors les opérateurs booléens (et, ou, sauf, expression exacte, etc.) qui permettent de créer des combinaisons de mots-clés et donc d'affiner les recherches.
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Pour comprendre ce qu'est l'indexation des métadonnées, il faut d'abord comprendre ce que sont les métadonnées: ce sont, de façon imagée, les 'étiquettes' descriptives que nous collons à chaque document. Sur ces 'étiquettes' se trouvent les termes choisis par les utilisateurs, les mêmes que ceux utilisés pour nommer vos dossiers et sous-dossiers dans une arborescence classique. Une date, un chiffre, un nom propre ou un nom commun peuvent dès lors être choisis dans le but de créer des ensembles de documents différents les uns des autres.
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L'indexation des métadonnées permet d'attribuer autant de métadonnées (étiquettes) que vous le désirez à un seul et même document. Ce n'est pas le cas du classement structuré où chaque document ne peut être rangé que dans un seul emplacement ou sous-emplacement. Dans une arborescence, un seul chemin vous conduit au document recherché. Grâce à l'indexation des métadonnées, plusieurs chemins vous permettent de retrouver votre document. Ce qui est plus logique car souvent, un seul et même document peut se retrouver à plusieurs emplacements. D'ailleurs, au sein d'une entreprise, un même document est copié / photocopié en moyenne 7x.
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Voilà donc comment, grâce à l'indexation, il est possible de retrouver beaucoup plus rapidement un document ou une information qu'il contient, sans jamais l'avoir classé.
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@rcheDoc
C'est de cette façon que le moteur @rcheDoc a été pensé. Il permet de placer sur une seule et même armoire virtuelle tous types de documents (papier, emails, bureautiques, etc.) et de retrouver instantanément une information sans jamais la classer.
L'indexation full-text vous permet de rechercher une information à partir du premier mot ou combinaison de mots (opérateurs booléens) qui vous passera par la tête. L'indexation des métadonnées vous permet de trier vos documents sur une date, un chiffre, un nom propre et un nom commun présentés sous forme de liste. Il est bien entendu possible de combiner recherche par mot-clé et recherche par métadonnée.
Lors de l'envoi des documents sur l'armoire virtuelle, la plupart de ces métadonnées sont extraites automatiquement. D'autres peuvent être rajoutées manuellement ou de façon semi-automatique…
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