Numérisation

  Mise en situation :

Vous traitez beaucoup de documents papier. Il vous faut les trier, les classer, les photocopier, les transférer et parfois les envoyer par la poste à vos partenaires, collègues, clients, comptable, etc. Lorsque vous recherchez un de ces documents, cela vous prend du temps. Il arrive que vos documents soient mal classés ou perdus. Lorsque vous recherchez une information dans vos documents, vous aimeriez pouvoir la trouver tout de suite et de la où vous êtes...

  Solution :

Vous ne triez plus, ne classez plus, ne photocopiez plus vos documents papier. Vous les retrouvez instantanément, vous permettez à d'autres personnes d'accéder à ces documents via un serveur sécurisé. Mieux encore, vous exploitez l'information qu'ils contiennent de façon innovante. Comment ?

• Tous vos documents papier sont numérisés avec reconnaissance des caractères (OCR et ICR) ;
• Tous vos documents multi-formats sont archivés sur un serveur sécurisé ;
• Peu importe le format ou la fonction du document, le classement est automatique sur base des métadonnées ;
• Votre 'armoire virtuelle' est accessible depuis Internet en https et donc accessible à distance ;
• Vous effectuez des recherches par mot-clé dans le contenu de tous vos documents (indexation full-text) ;
• Vous combinez recherche par mot-clé, tri sélectif et affichage par arborescence dynamique ;
• Partage de votre 'armoire virtuelle' avec partenaires, collègues, clients, etc. ;
• Niveau de confidentialité paramétrable pour chaque document ;
• Veille et alertes push.

 

Numérisation et OCR

Libérez-vous du papier ! Il n'est plus nécessaire de saisir les informations de vos documents papier et de les intégrer à une application informatique. En quelques secondes, numérisez des dizaines de pages et recherchez des mots-clés dans leur contenu. Le document s'affiche dans sa présentation originale et le mot recherché apparaît surligné dans le texte.

 

Numérisation

 

Hébergement en ligne des documents et sécurité

Accèdez à vos documents où que vous soyez. Partage en ligne de vos documents, serveurs de backup, transferts sécurisés et niveaux d'accès différents pour chaque utilisateur... 

 

Hébergement

 

Reconnaissance d'écriture

Passez au papier numérique. Ce que vous écrivez à main levée est directement numérisé et reconnu. Les formulaires sur mesure vous permettent d'être classés automatiquement en fonction des différents champs complétés à la main. Le tout peut-être instantanément partage avec vos collègues.

 

Reconnaissance

 

Classement automatique

Glissez, déposez et c'est classé ! Les métadonnées sont les informations descriptives des documents : dates, auteurs, destinataires, lieu, noms communs, noms propres... La plupart de ces métadonnées sont extraites automatiquement. Il est également possible de les définir manuellement en à peine quelques clics.

 

Classement

 

Recherche Full-Text

Un mot clé et c'est trouvé ! Peu importe le format (papier, emails, pièces jointes, documents électroniques) et la quantité de documents, le moteur de recherche avancé parcourt tous les contenus en moins d'une seconde.

 

Indexation

 

Veille et intelligence stratégique

Soyez automatiquement alertés des informations pertinentes. Exploitez rapidement vos sources d'information pour en extraire l'essentiel. Soyez automatiquement alerté sur base des critères que vous avez choisi (date d'échéance, suivi, termes clefs, etc...)

 

Veille

 

Partage et travail collaboratif

Partagez vos documents en toute confidentialité. Clients, collègues, employés, élèves, etc... Permettez à quiconque d'alimenter, de rechercher ou de consulter les documents de votre armoire virtuelle avec différents niveaux d'accès.

 

Partage

 

Archivage pérenne des documents

Assurez un archivage pérenne de vos documents. Effectuez des sauvegardes cryptées en ligne ou sur disques optiques tout en conservant la possibilité d'effectuer des recherches dans vos documents.

 

Archivage