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 Mise en situation :La collaboration et la communication est essentielle pour votre entreprise. Le partage des documents en est le vecteur. Cependant, le partage entre les différents services (commerciaux, techniques, administratifs, etc.) rend la tâche difficile : diversité des documents, organisations et arborescences de classement multiples, etc...
Solution :Tous les collaborateurs d'une entreprise, voire de plusieurs entreprises, partagent une même armoire virtuelle. Chacun y place les documents qu'il désire, peu importe le format, y compris papier, sans jamais trier ni classer. Chacun retrouve le document ou l'information qu'il recherche en un instant. Cette armoire virtuelle se trouve sur un serveur sécurisé accessible via Internet. Les utilisateurs disposent d'un niveau de confidentialité leur permettant d'accéder qu'à une partie des documents. Comment ?
Numérisation et OCR
Libérez-vous du papier ! Il n'est plus nécessaire de saisir les informations de vos documents papier et de les intégrer à une application informatique. En quelques secondes, numérisez des dizaines de pages et recherchez des mots-clés dans leur contenu. Le document s'affiche dans sa présentation originale et le mot recherché apparaît surligné dans le texte.
Hébergement en ligne des documents et sécurité
Accèdez à vos documents où que vous soyez. Partage en ligne de vos documents, serveurs de backup, transferts sécurisés et niveaux d'accès différents pour chaque utilisateur...
Reconnaissance d'écriture
Passez au papier numérique. Ce que vous écrivez à main levée est directement numérisé et reconnu. Les formulaires sur mesure vous permettent d'être classés automatiquement en fonction des différents champs complétés à la main. Le tout peut-être instantanément partage avec vos collègues.
Classement automatique
Glissez, déposez et c'est classé ! Les métadonnées sont les informations descriptives des documents : dates, auteurs, destinataires, lieu, noms communs, noms propres... La plupart de ces métadonnées sont extraites automatiquement. Il est également possible de les définir manuellement en à peine quelques clics.
Recherche Full-Text
Un mot clé et c'est trouvé ! Peu importe le format (papier, emails, pièces jointes, documents électroniques) et la quantité de documents, le moteur de recherche avancé parcourt tous les contenus en moins d'une seconde.
Veille et intelligence stratégique
Soyez automatiquement alertés des informations pertinentes. Exploitez rapidement vos sources d'information pour en extraire l'essentiel. Soyez automatiquement alerté sur base des critères que vous avez choisi (date d'échéance, suivi, termes clefs, etc...)
Partage et travail collaboratif
Partagez vos documents en toute confidentialité. Clients, collègues, employés, élèves, etc... Permettez à quiconque d'alimenter, de rechercher ou de consulter les documents de votre armoire virtuelle avec différents niveaux d'accès.
Archivage pérenne des documents
Assurez un archivage pérenne de vos documents. Effectuez des sauvegardes cryptées en ligne ou sur disques optiques tout en conservant la possibilité d'effectuer des recherches dans vos documents.
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